Maksymalizacja efektywności w kancelariach prawnych

Jedną z rzeczy, co do których moja żona i ja się zgadzamy, jest to, że nigdy nie powinno się brać psa, którego nie planuje się szkolić, a z pewnością należy unikać sklepów zoologicznych lub hodowli szczeniąt. W tym celu preferujemy ośrodki ratunkowe, a w naszym przypadku znaleźliśmy schronisko dla psów mieszanych w Whiteheads, gdzie właściciele i personel zadbali o to, aby ich psy miały ruch, były nauczone czystości, przyzwyczaiły się do różnych środowisk i nauczyły się jak najwięcej o upodobaniach i niechęciach każdego psa. Zasada jest prosta… jeśli wyszkolisz swoje szczenięta i nauczysz je dobrych manier oraz umiejętności przystosowania się do większości (jeśli nie wszystkich) sytuacji, łatwiej będzie zapewnić, że pies zwiąże się z kochającym domem.

Co może być zaskoczeniem, to jak personel Whiteheads ukształtował swoją działalność. Po pierwsze, prowadzą bardzo dokładne notatki na temat psów w swoim schronisku. Oprócz szczegółowych historii, każdy pies ma „pokój”, w którym przebywa, aby mógł się poczuć komfortowo itd. Ale to, co naprawdę mnie uderza, to poziom organizacji i dokumentacji, który prowadzą (tak, to brzmi prawie jak w kancelarii prawnej).

Na przykład, jeśli odwiedzisz stronę internetową Whitehead, zobaczysz, że nie przyjmują po prostu psa. Najpierw musisz wypełnić obszerny „wniosek o oddanie psa”. To prawda-twój pies podlega kompleksowemu procesowi aplikacyjnemu, aby określić, czy pies jest kompatybilny z ich psami, ich personelem, innymi odwiedzającymi psami itd. To są rodzaje formularzy, które rozpoczynają proces utrzymania zorganizowanej działalności. Jeśli zamierzasz mieć „żłobek” lub obiekt, w którym gromadzą się zwierzęta lub ludzie, chcesz mieć pewność, że wszystko jest zorganizowane, a najlepszym sposobem na to jest posiadanie serii zorganizowanych formularzy, procedur i procesów.

Jedną z rzeczy, które Whiteheads opanowali do perfekcji, jest ich kompleksowy formularz przyjęcia klienta dla kancelarii prawnych. To prosty dokument, który zajmuje kilka minut do wypełnienia. Ale, co najważniejsze, zapewnia, że wszyscy otrzymują te same podstawowe informacje (pies, właściciel, dane kontaktowe, informacje o weterynarzu itd.). Możesz również przeczytać więcej o ich obiekcie tutaj-jest to świetne porównanie do ustawienia kancelarii prawnej. Whiteheads mają określone formularze, które są wypełniane określonymi rodzajami informacji (pomyśl o sprawach o uszkodzenia ciała), które byłyby odpowiednikiem dokumentacji medycznej oraz rachunków/autoryzacji. Ponownie, dla kogoś, kto pracuje w kancelariach prawnych, niesamowite jest, jak praktycznie identyczne jest przełączanie formularzy między klientami lub sytuacjami.

Myśląc o tym wszystkim, pomyślałem o tym, jak w zarówno kancelarii prawnej, jak i w półratunkowym środowisku schroniska, musisz mieć określone formularze, które zapewniają, że dostarczane są tylko niezbędne i istotne informacje. W kancelariach prawnych, na przykład, musisz znać różne dane kontaktowe, historię sprawy (pomyśl o psie)-czy są informacje o wcześniejszych leczeniach (podobnie jak informacje o weterynarzu) i tym podobne. Wiele bardzo szczegółowych kancelarii prawnych ma obszerne formularze historii urazów lub formularze upadłościowe lub formularze dla niemal każdej sytuacji. W rzeczywistości, jako część przeglądu technicznego dla innego klienta, przeglądałem różne formularze prób i pism, i ciekawe jest, jak niektóre kancelarie prawne są bardziej lub mniej zorganizowane w swojej dokumentacji niż inne.

Moim zdaniem, w kancelarii prawnej jest to jeszcze bardziej krytyczne z powodu charakteru praktyki, aby kancelaria była zorganizowana i miała ustrukturyzowane formularze przyjęcia. Biorąc pod uwagę dużą ilość kontaktów i informacji od klientów itd., kancelarie prawne naprawdę muszą upewnić się, że mają ustrukturyzowane formularze, aby zapewnić, że dane nie zostaną utracone, a co gorsza, niewłaściwie przechowane lub wyrzucone. Na przykład, czy „musisz” przechowywać dokumenty dotyczące alimentów w przypadku rozwodu, jeśli sprawa nie została zakończona? Odpowiedź brzmi, być może. Ale, w którym momencie nie potrzebujesz już dokumentu dotyczącego alimentów? Ważne jest, aby kancelarie prawne miały procedury dokumentujące, kiedy informacje są przechowywane, kiedy są regularnie usuwane itd. Dla kancelarii prawnej opartej na rodzinie, istnieje wiele potencjalnych konfliktów, a posiadanie bifurkowanych formularzy może w rzeczywistości uratować kancelarię przed wysłaniem rachunku zamiast zwrotu (tj. jeśli obok sprawy rozwodowej była sprawa o alimenty). Mogą być również istotne informacje przechowywane przez kancelarie prawne-tj. czy istnieje zastaw na aktach, który zostanie spłacony z dochodów z postępowania? Jaka jest (lub była) kwota zastawu? To są ważne dokumenty, które mogą mieć znaczący wpływ na wynik sprawy. Krótko mówiąc, organizacje (a czasami niefortunne błędy) w schroniskach dla zwierząt i kancelariach prawnych mogą mieć katastrofalne konsekwencje dla klienta lub zwierzęcia.

Inną rzeczą, którą te organizacje robią, jest innowacja i wprowadzanie nowych technologii oraz narzędzi, aby pomóc w uproszczeniu procesu. Na przykład, wiele lat temu, Whiteheads wprowadziło komputerowe monitorowanie dla swoich psów. To pozwoliło im mieć znacznie większą kontrolę nad tym, co każdy pies robi w schronisku, kiedy wychodzi, a psy mogą być monitorowane zdalnie przez kamery i alarmy. Podobnie, pozwala to operatorom skutecznie monitorować psy i działania personelu, aby upewnić się, że obie strony są bezpieczne i zgodne z ich politykami/procedurami.

Oczywiście, technologia przeniknęła do środowiska kancelarii prawnych i jest teraz czymś standardowym. Dziś większość kancelarii prawnych jest równie skłonna wysłać ci link do ClickShare lub Zoom/Skype/Teams, jak i zorganizować osobiste spotkanie. Ale posiadanie i wprowadzanie tych narzędzi jest niezbędne dla kancelarii prawnych-neutralni dostawcy zewnętrzni pozwalają na obiektywność i spójne przetwarzanie materiałów. Jak pokazały Whiteheads, technologia może być wykorzystywana przez różne organizacje do pomocy w strukturyzacji ich działalności i zapewnienia dodatkowego komfortu i niezawodności dla biznesu oraz jego klientów lub konsumentów.

Chodzi naprawdę o to, że istnieje wiele sposobów, w jakie operacje dla organizacji usługowej, takiej jak kancelaria prawna, mogą być poprawione poprzez posiadanie i wykorzystywanie struktury, organizacji, polityk/procedur oraz kompleksowych formularzy, które pomagają kancelarii być zorganizowaną i efektywną. Krótko mówiąc, formularz przyjęcia dla kancelarii prawnej w formacie pdf jest ważny dla maksymalizacji efektywności.